郑州市人民政府

关于印发郑州市行政机关公文处理办法的通知　　

郑政〔2009〕43号

各县(市、区)人民政府,市人民政府各部门,各有关单位:

　　现将《郑州市行政机关公文处理办法》印发给你们,请认真遵照执行。

   二○○九年八月二十八日

郑州市行政机关公文处理办法

第一章　总　则

　　第一条　为使全市国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的质量和效率,根据《国家行政机关公文处理办法》和《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的有关规定,制定本办法。

　　第二条　行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。

　　第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

　　第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,做到合法、及时、准确、安全。

　　第五条　各级行政机关的办公室是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。

第二章　公文种类

　　第六条　行政机关的公文种类主要有:

　　(一)命令(令)

　　适用于依照有关法律、行政法规公布规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

　　(二)决定

　　适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

　　(三)公告

　　适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

　　(四)通告

　　适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

　　(五)通知

　　适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。

　　(六)通报

　　适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

　　(七)议案

　　适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

　　(八)报告

　　适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

　　(九)请示

　　适用于向上级机关请求指示、批准。

　　(十)批复

　　适用于答复下级机关的请示事项。

　　(十一)意见

　　适用于对重要问题提出见解和处理办法。

　　(十二)函

　　适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

　　(十三)会议纪要

　　适用于记载、传达会议情况和议定事项。

　　第七条　命令、决定和通报三个文种都可适用于奖励。各级行政机关应当依据法律的规定和职权,根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况,选择使用相应文种。

　　第八条　意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行。无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

　　第九条　制发机关按照规定权限制发的函与其他文种有同样效力。以函的形式行文应当注意选择使用与行文方向一致、与公文的内容相符的格式。

第三章　公文格式

　　第十条　公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

　　(一)涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限,秘密等级与保密期限并排,之间用“★”隔开;如有具体保密期限应当明确标注,凡公文内容涉及未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。

　　(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

　　(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;行政机关联合行文,主办机关排列在前。

　　(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识。行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文,原则上应当使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。

　　(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文,主办机关签发人姓名排列在前,其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

　　(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

　　(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号。

　　(九)公文除“会议纪要”和电报外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法。

　　(十)成文日期以本机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

　　(十一)公文附注指需要说明的其他事项。公文如有附注,应当加圆括号标注,位置在成文日期和印章之下,版记之上。

　　(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

　　(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。

　　(十四)印发机关和印发日期。印发机关统称机关办公厅(室)或文秘部门,印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数字标识。

　　(十五)文字从左至右横写、横排,应当使用规定的字体和字号。

　　第十一条　公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

　　第十二条　公文用纸一般采用国际标准A4型(210　mm×297　mm),每页22行,每行28字。左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

第四章　行文规则

　　第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级请示、报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

　　第十四条　各部门需要请示政府的事项,应当抓紧做好前期工作及时上报,给政府留出研究、决策的时间:一般事项不得少于10个工作日,紧急事项不得少于5个工作日;特别紧急的事项,需要在5个工作日以内批复的,除突发事件以及法律、法规等另有规定的或政府领导另行安排的事项外,必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。应当经合法性审核的公文,应提前5个工作日报送法制机构,紧急公文不　　得少于2个工作日;突发事件或者特别紧急的事项,随到随审。

　　第十五条　属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。联合行文的,应当明确主办部门。须政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。

　　第十六条　政府各部门依据职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文,一般不得向下一级政府正式行文,如需行文,应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的,应当报经本级政府批准,并在文中注明经政府同意。政府部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性公文,不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关进行工作联系确需行文时,只能以函的形式行文。政府各部门(包括议事协调机构)之间行文应当以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项。

　　第十七条　同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

第十八条　行政机关联合行文,主办机关排列在前,协办机关依次会签后,主办机关签发;一般不使用复印件会签。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。

第十九条　“请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。“报告”不得夹带请示事项。

　　第二十条　除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及特急事项外,不得以机关名义或机关负责人的名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”;也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文报送上级机关和上级机关负责人。

　　第二十一条　受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

　　第二十二条　发文要坚持少而精的原则,既要提高质量,又要控制数量。

　　(一)凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题,不发公文。

　　(二)凡是可以用政府办公厅(室)公文解决的问题,不发政府公文;可以用便函解决的问题,不发正式公文;可以用电子公文解决的问题,不发纸质公文。

　　(三)属部门职权范围内的事务,不以政府或政府办公厅(室)名义行文或者批转、转发。

　　(四)上级的公文,没有明确贯彻意见,公文内容或主要措施基本上照搬照抄上级文件的,一般将原件翻印下发;确需发文的,必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。

第五章　发文办理

　　第二十三条　发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

　　第二十四条　草拟公文应当做到:

　　(一)符合法律、法规、规章及其他有关规定,注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定,要切实可行并加以说明。

　　(二)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

　　(三)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。

　　(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

　　(五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

　　(六)应当使用国家法定计量单位。

　　(七)公文使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其编写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

　　(八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

　　第二十五条　拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。部门之间征求意见或会签文件时,除主办部门另有时限要求的以外,协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复,协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式。否则,主办部门可以视其为没有不同意见,并据此继续办理有关公文;需要报送政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。第二十六条　规范性文件签发前应当进行合法性审核。

　　(一)政府及政府办公厅(室)制定的规范性文件,签发前,应经本级政府法制机构进行合法性审核。市政府各部门及有关单位制定的规范性文件,签发前,应经本单位法制机构审核。未经合法性审核,不得送领导签发。

　　(二)提请以政府或政府办公厅(室)名义制发规范性文件的,起草单位在提交办公厅(室)前,应当由本单位法制机构进行合法性审核,未经审核,办公厅(室)不予受理。

　　(三)规范性文件内容涉及其他部门职能或按规定应当征求意见的,未经征求意见,法制机构不予审核。规范性文件送法制机构进行合法性审核时,应当附具制定依据、征求意见情况及拟确立主要制度的说明等材料。凡市政府就特定事项依法对公民、法人或者其他组织权利、义务作出行政确认、行政处罚、行政强制等具体行政行为的公文,应经市政府法制机构进行合法性审核。

　　第二十七条　以本机关名义制发的上行文,由主要负责人(指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。

第六章　发文形式

　　第二十八条　以市政府名义,由市长签署和向社会发布的规章,用《郑州市人民政府令》(第×号)的形式印发。

　　第二十九条　凡以市政府名义,对带有全局性或比较重大的问题,如发布涉及全局性或某一方面的重要政策,部署重要工作,对某些重大问题作出决定,发布命令、通知等,用《郑州市人民政府文件》(郑政〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十条　以市政府名义向省政府或国务院的请示、报告,提请市人大及其常委会审议的议案,对县(市)、区政府和市政府各部门请示的批复,对先进集体和授予荣誉称号的先进个人的表彰,成立调整各类领导小组的通知,市政府任免试用期干部的公文,用《郑州市人民政府文件》(郑政文〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十一条　市政府任免干部的公文,用《郑州市人民政府任免通知》(郑政任〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十二条　以市政府名义,向全市或一定区域的人民群众公布某项政策、规定和重大事件以及其他需要周知或遵守的事项,一般以《郑州市人民政府通告》(郑政通〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十三条　报省政府审批的临时出国、赴港澳事宜,经市政府或市政府授权的部门批准后,用《郑州市人民政府文件》(郑政出〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十四条　建设用地、农用地和未利用地转为建设用地和国有荒地开发利用的审批意见以及确定土地权属、回收国有土地使用权、土地权属争议的处理决定,用《郑州市人民政府土地管理文件》(郑政土〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十五条　以市政府名义,由市长签署的行政处理决定,用《郑州市人民政府行政处理决定书》(郑政行政处〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十六条　市政府全体会议、常务会议、市长办公会议决定的事项分别用《郑州市人民政府全体会议纪要》、《郑州市人民政府常务会议纪要》、《郑州市人民政府市长办公会议纪要》的形式印发;市长助理、秘书长、副秘书长主持召开的市政府专题会议决定的事项,用《郑州市人民政府专题会议纪要》(郑政会纪〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十七条　经市政府同意,以市政府办公厅名义行文的有关全市性的问题,如贯彻落实国务院、省委、省政府和市委、市政府重要政策的意见,以及对全市性工作发出的通知、通报及转发县(市)区、市政府各部门的重要文件等,用《郑州市人民政府办公厅文件》(郑政办〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十八条　经市政府同意,承办处理全国、省、市人大和政协方面的建议、提案,经市政府同意,以市政府办公厅名义向上级机关的请示、报告,代市政府对下级机关的批复、通知,用《郑州市人民政府办公厅文件》(郑政办文〔20××〕×号)的形式印发。

　　第三十九条　以市政府或市政府办公厅名义,与不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项,用《郑州市人民政府》(郑政函〔20××〕×号)或《郑州市人民政府办公厅》(郑政办函〔20××〕×号)的形式印发。

　　第四十条　以市政府或市政府办公厅名义,部署紧急工作、阶段性工作、临时性工作等事项,用《郑州市人民政府内部明传电报》(郑政明电〔20××〕×号)、《郑州市人民政府办公厅内部明传电报》(郑政办明电〔20××〕×号)的形式印发。

　　第四十一条　以市政府或市政府办公厅名义,召开的全市性会议,用《郑州市人民政府会议电报》(郑政会电〔20××〕×号)、《郑州市人民政府办公厅会议电报》(郑政办会电〔20××〕×号)的形式印发。

　　第四十二条　市政府领导同志在各种会议上的讲话,以及需要印发给有关单位学习参照执行的文件、资料等,一般用白头文件(郑政阅〔20××〕×号)的形式印发。

　　第四十三条　需要在市政府办公厅机关内部执行的规章制度,以及需要办公厅机关工作人员周知的其他事项,用《郑州市人民政府办公厅》(厅内文〔20××〕×号)的形式印发。

第七章　收文办理

　　第四十四条　收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

　　第四十五条　市政府办公厅受理国务院、国家各部委、省政府、省政府各部门,本市各县(市、区)、市政府各部门,以及其他与市政府有行文关系的单位经各种渠道送来的公文、信件等。除特殊情况外,一般不直接受理本市各县(市、区)、市政府各部门下属单位的公文。本市各县(市、区)、市政府各部门下属单位的公文,应当由主管机关报送。

　　第四十六条　除绝密和特急公文外,市政府办公厅受理的公文,统一由市政府办公厅文电处签收。各县(市、区)、市政府各部门的公文通过郑州市政务内网报送,其他单位报送的纸质公文,由市政府办公厅文电处负责将其电子化。

　　第四十七条　对收到的公文,应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定;涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。

　　第四十八条　经审核后的公文,应当及时登记、分类、加签,并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。

　　第四十九条　承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不符合规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。

　　第五十条　公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。

　　第五十一条　送负责人批示或者交有关部门办理的公文,主办部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。政府办公厅(室)转有关部门办理的公文,凡明确提出时限要求的,各部门在办理时,对属于本部门职权范围内的事项,应当在规定的时限内办理完毕;对属于需要政府审批的事项,应当在规定的时限内予以回复,并将办理结果连同交办的原件一并报政府办公厅(室)。确因特殊情况不能按时办结回复的,应当在回复时限内以书面形式向政府办公厅(室)说明理由。对政府办公厅(室)未明确提出办理时限要求的,各部门也应本着认真负责的精神,尽快办理。

　　第五十二条　办理完毕的公文,由文秘部门统一行文批复、转发或者结论性意见,主办部门也可根据办文情况分别通过面谈、电话、便函等方式给予解释性答复。答复内容仅限于结论性意见。任何人不得在公文上随便批注负责人的批示、意见,不得随便向外透露批示的原文和公文的详细办理情况。

第八章　公文归档

　　第五十三条　公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。

　　第五十四条　归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。本机关收发的公文、会议文件及音像制品、出版物、反映本机关重要活动的有关材料等,具有保存查考价值的,均需整理(立卷)。

　　第五十五条　联合办理的公文,除涉及司法、编制、资金的公文外,一般公文原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。

　　第五十六条　本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。

　　第五十七条　归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。

　　第五十八条　拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第九章　公文管理

　　第五十九条　公文由各单位办公室或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

　　第六十条　各单位应当建立健全本机关公文处理的有关制度。

　　第六十一条　上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印、复制。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。复印时,应当加盖复印机关证明章,视同正式公文管理。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复,不得明电密电混用。

　　第六十二条　公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

　　第六十三条　传递、管理秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,应当安装加密装置。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。

　　第六十四条　公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

　　第六十五条　机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

　　第六十六条　不具备归档和存查价值的公文,应当经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,定期销毁。

　　第六十七条　销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

　　第六十八条　密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。

　　第六十九条　本实施办法自2009年9月1日起施行。郑州市人民政府办公厅2004年2月11日印发的《郑州市人民政府公文处理办法》(郑政〔2004〕27号)同时废止。